Verificación de residentes

¿Por qué verificar residentes?

La verificación de residentes es fundamental para garantizar la seguridad, privacidad y calidad del servicio que ofreces a través de Finky. Al verificar que las personas que envían solicitudes realmente pertenecen a las comunidades que administras, evitas:

• Solicitudes fraudulentas: Personas ajenas a la comunidad no pueden reportar incidencias falsas
• Protección de datos: Solo los residentes verificados tienen acceso a información de su comunidad
• Comunicación correcta: Te aseguras de contactar con las personas adecuadas
• Calidad del servicio: Reduces el ruido de solicitudes no válidas y te centras en tus clientes reales

Finky solicita la verificación la primera vez que un residente envía una solicitud, ya sea una incidencia, una solicitud de documentación o una consulta. Este proceso es automático y solo se realiza una vez por residente.

Cuándo se solicita la verificación

El proceso de verificación se activa automáticamente en estos casos:

1. Primera solicitud de un número desconocido: Cuando alguien contacta con tu asistente Finky por primera vez, el sistema detecta que es un número no verificado.

2. Recopilación de datos básicos: Finky solicita al residente su nombre completo para poder identificarlo. Esta información se usa tanto para la verificación como para registrar correctamente las solicitudes.

3. Notificación al administrador: Una vez recopilados los datos, recibes dos emails simultáneos:

   • La solicitud del residente (incidencia, documentación o consulta)
   • Una solicitud de verificación del residente

Este diseño te permite revisar la solicitud antes de aprobar la verificación, lo que te ayuda a detectar posibles intentos de uso fraudulento del servicio.

Estados de verificación

Cada residente en Finky puede tener uno de estos tres estados de verificación:

Estado	Descripción	¿Puede enviar solicitudes?
No verificado	Estado inicial. El residente ha contactado pero no ha sido aprobado	Sí, pero requiere verificación del administrador
Verificado	El residente ha sido aprobado por el administrador. Estado normal de funcionamiento	Sí, sin restricciones
Rechazado	El administrador ha rechazado la verificación del residente	No, el sistema bloquea nuevas solicitudes

Estado “No verificado”

Es el estado inicial cuando alguien contacta por primera vez. El residente puede enviar solicitudes, pero tú recibes una notificación de verificación para que lo apruebes o rechaces.

Estado “Verificado”

Cuando apruebas a un residente desde el panel de administrador, pasa automáticamente a estado Verificado. Este es el estado normal de funcionamiento donde el residente puede usar Finky sin restricciones.

Si proporcionas el email del residente durante la aprobación, recibirá un email de confirmación informándole de que su cuenta ha sido verificada y puede usar Finky para reportar incidencias y solicitudes.

Estado “Rechazado”

Si detectas que una solicitud de verificación es fraudulenta o proviene de alguien que no debería tener acceso, puedes rechazar la verificación. Los residentes rechazados no pueden enviar nuevas solicitudes a través de Finky.

Proceso de verificación

Acceder a una solicitud de verificación

Cuando recibes el email de solicitud de verificación, puedes clicar en el enlace incluido para ir directamente a la página de verificación del residente.

También puedes acceder desde el panel de administrador navegando a “Verificaciones Pendientes” donde verás una lista de todos los residentes que esperan aprobación.

Aprobar un residente

Para aprobar un residente necesitas:

1. Nombre del residente: Ya proporcionado por el propio residente durante el proceso
2. Email del residente (opcional): Para enviar un email de confirmación de verificación
3. Comunidad: Selecciona de la lista de comunidades existentes o crea una nueva
4. Propiedad: Indica la vivienda, local o plaza de garaje del residente

Una vez rellenes estos datos, el sistema:

• Cambia el estado del residente a “Verificado”
• Asocia al residente con la comunidad y propiedad indicadas
• Si proporcionaste un email, envía automáticamente un email de confirmación al residente

A partir de ese momento, el residente está verificado y todas sus futuras solicitudes se categorizarán correctamente en la comunidad que le asignaste.

Vinculación de comunidad y categorización

Un aspecto importante del proceso de verificación es la vinculación de la comunidad. Aunque el residente especifique el nombre de su comunidad al enviar una solicitud, esta información no se usa directamente en el sistema hasta que apruebes la verificación, ya que el nombre que menciona puede no coincidir exactamente con cómo lo tienes registrado.

Por este motivo, mientras el residente no esté verificado, la categorización automática en comunidades no está activa. Es en el proceso de verificación, cuando seleccionas la comunidad de la lista o creas una nueva, cuando se establece la vinculación oficial entre el residente y la comunidad.

Esta vinculación es fundamental para:

• Organizar las solicitudes correctamente por comunidad en el panel de administrador
• Activar el enrutamiento automático si tienes proveedores configurados para esa comunidad
• Generar estadísticas precisas por comunidad
• Proteger la privacidad asegurando que solo ves solicitudes de tus comunidades

Una vez verificado el residente, todas sus futuras solicitudes se asociarán automáticamente a la comunidad que asignaste durante la verificación.

Crear comunidad al aprobar el primer residente

Si estás aprobando al primer residente de una comunidad nueva que aún no existe en Finky, puedes crear la comunidad al mismo tiempo que apruebas la verificación.

Simplemente selecciona la opción “Crear nueva comunidad” en el desplegable de comunidades y rellena:

• Nombre de la comunidad: El nombre oficial que usas en tu gestión
• Dirección: Dirección completa de la comunidad

Esto es especialmente útil cuando empiezas a usar Finky con una nueva comunidad, ya que no necesitas crear primero la comunidad y luego aprobar al residente, puedes hacer ambas cosas en un solo paso.

Rechazar un residente

Si detectas que la solicitud no es legítima, puedes rechazar la verificación. El residente pasará a estado “Rechazado” y no podrá enviar más solicitudes a través de Finky.

Importación de residentes y comunidades

Si ya tienes tus residentes y comunidades registrados en tu software de gestión de fincas, puedes importarlos directamente a Finky para evitar el proceso de verificación manual uno a uno.

Ventajas de la importación

• Evitar verificación manual: Todos los residentes importados se marcan como verificados automáticamente
• Mantener nomenclatura existente: Respeta los mismos nombres de comunidades y propiedades que usas en tu sistema
• Puesta en marcha inmediata: Tus residentes pueden empezar a usar Finky sin pasos adicionales
• Datos completos: Incluye toda la información de residentes, comunidades y propiedades de una vez

Proceso de importación

Actualmente, la importación de datos solo se puede realizar a través del canal de soporte. Nuestro equipo te ayudará a preparar y cargar tus datos de forma segura.

Para solicitar una importación, consulta nuestra página de soporte técnico donde encontrarás:

• Cómo contactar con el equipo de soporte
• Qué datos necesitas preparar (formato CSV o Excel)
• Información necesaria: lista de residentes, comunidades, propiedades, emails, teléfonos
• Tiempo estimado del proceso

Esta opción es especialmente recomendable si gestionas múltiples comunidades con decenas o cientos de residentes, ya que te ahorrará tiempo y garantizará que todos puedan usar Finky desde el primer día.

Gestionar verificaciones pendientes

Desde el panel de administrador puedes consultar en cualquier momento:

• Verificaciones pendientes: Residentes que esperan tu aprobación o rechazo
• Historial de verificaciones: Lista completa de todos los residentes verificados y rechazados

Esta vista te permite hacer un seguimiento del proceso de verificación y detectar rápidamente si hay residentes esperando aprobación.